Как сделать возврат чека в онлайн-кассе

Продавать

Если покупателю нужно вернуть деньги при возврате товаров, услуг, авансов и ошибках в чеках, просто выдать деньги наличными или перевести их на банковскую карту нельзя. По закону возврат обязательно нужно провести через онлайн-кассу.

Для этого на кассе выбирают режим «возврат прихода», указывают сумму возврата и причину. Если сохранился номер исходного чека, его тоже добавляют. В результате касса формирует возвратный чек и автоматически отправляет его оператору фискальных данных и в налоговую. Покупатель получает подтверждение возврата, а у бизнеса операция фиксируется в отчётности.

Такой порядок обязателен для ИП и компаний. Если деньги вернуть без возвратного чека, для ФНС это будет выглядеть так, будто продажу не аннулировали — и это создаст расхождение в прибыли.

Чек возврата — это кассовый документ, который оформляют, когда по ранее пробитому чеку нужно вернуть покупателю деньги. Он показывает налоговой, что продажу отменили полностью или частично и выручка у бизнеса уменьшилась.

Такой документ обязательно формируют через онлайн-кассу и автоматически передают ОФД, а затем — в ФНС. Без него возврат денег считается неоформленным, даже если клиент получил денежные средства.

Возвратный чек оформляют каждый раз, когда по ранее пробитому заказу нужно сделать возврат средств или исправить ошибку в расчёте. Неважно, была ли это реальная покупка или техническая ошибка — если документ уже ушёл в налоговую, его нельзя просто «отменить».

Чаще всего чек возврата выдают в следующих ситуациях:

• Покупатель решил вернуть товар после покупки
• Клиент отказался от услуги до того, как она была оказана
• Чек пробили, но оплату фактически не получили
• Указали неправильную сумму, ставку налога или позицию
• Нужно сделать частичный возврат денег по чеку — например, клиент вернул только часть товаров

Во всех этих случаях онлайн-касса позволяет оформить процедуру возврата корректно и передать данные в ФНС без нарушений. Новый чек исправляет расчёт и предотвращает расхождения в отчётности.

Важно учитывать сроки. Возврат по чеку онлайн-кассы оформляют в день обращения клиента. Это требование следует из закона о защите прав потребителей и правил работы с онлайн-кассами по 54-ФЗ. Затягивать с оформлением возвратного чека не стоит, даже если сами деньги будут возвращены позже.

Возврат по онлайн-кассе проходит почти так же, как обычная продажа. Задача простая: касса должна зафиксировать, что вы вернули деньги, и отправить эту информацию в ОФД и ФНС.

Пошаговая инструкция, как сделать возврат на кассе:

1. Откройте меню операций
2. Выберите режим «возврат прихода»
3. Укажите номер исходного чека, если есть
4. Введите сумму возврата
5. Выберите метод оплаты, которым клиент платил
6. Укажите причину возврата — например: «возврат товара», «ошибка в сумме», «отмена услуги»
7. Подтвердите операцию — и сформируйте возвратный чек

Чек автоматически отправится оператору фискальных данных и в налоговую, а покупатель получит свой экземпляр. Останется только вернуть деньги тем же способом, которым проводили оплату:

• Наличными — обычно сразу
• Картой или другим онлайн-способом — зависит от банка и платёжного сервиса. Обычно деньги идут до 5 рабочих дней

Чтобы правильно оформить возвратный чек по 54-ФЗ, в нём нужно указать:

• Название товара или услуги, которые возвращают или аннулируют
• Сумма возврата
• Способ оплаты
• Номер и дата исходного чека
• Основание возврата
• Фискальные реквизиты — данные контрольно-кассовой техники и фискального накопителя
• Данные кассира или организации

Если в документе чего-то не хватает или выбрали не тот режим возврата, в отчётности может возникнуть путаница. Поэтому лучше перепроверить сумму, метод оплаты и тип операции перед подтверждением.

Как именно оформлять чек возврата зависит от того, как устроены продажи: через кассира, кассовую программу или интернет-магазин. Разберём основные случаи, когда нужно отменить операцию полностью или частично.

Привычный вариант для офлайн-бизнеса: магазинов, салонов красоты, пунктов выдачи и сервисных компаний. Кассир работает прямо на ККТ: выбирает режим возврата, вводит сумму, указывает причину и подтверждает операцию.

Такой способ подходит, если:

• Возвраты происходят нечасто
• Продажи совершают в торговой точке
• Сотрудник работает с кассой вручную

Этот вариант удобен для бизнеса с большим количеством операций: интернет-сервисов, онлайн-школ, курсов, подписок, сетевых компаний. Возврат оформляется не на самой кассе, а в кассовой программе или личном кабинете оператора фискальных данных. Там выбирают функцию «возврат по чеку», и система сама подтягивает данные исходной продажи: сумму, способ оплаты, позиции.

Такой подход снижает риск ошибок и экономит время. А ещё позволяет делать возврат покупки дистанционно: сотруднику не нужно находиться возле кассы.

В интернет-магазинах и онлайн-сервисах возврат чаще всего запускают через CRM, эквайринг или платёжный модуль. Сотрудник проводит возврат в системе, а онлайн-касса автоматически формирует и отправляет фискальный возвратный чек.

Здесь особенно важно, чтобы платёжный сервис и касса были связаны между собой. Если интеграции нет или она настроена неправильно, может получиться так, что деньги на карту покупателю вернули, а возвратный чек в налоговую не ушёл. Это приводит к расхождениям в выручке и лишним вопросам при проверках.

У оформления возврата через онлайн-кассу есть несколько важных правил, о которых лучше знать заранее, чтобы не нарушить порядок и не запутаться в отчётности.

Возврат можно оформить в любой день, но в чеке указывают дату фактического возврата денег. То есть ориентируются не на день покупки, а на тот момент, когда вы договорились с клиентом провести возврат и запустили процесс.

Срок возврата денег зависит от варианта оплаты:

• Наличными — сразу при оформлении возвратного чека
• По безналу — до 5−10 рабочих дней, зависит от банка и платёжной системы

Важно понимать, что аннулирование покупки и возврат денег — это два разных процесса. Чек возврата можно пробить сегодня, а фактическое зачисление денег клиенту по карте произойдёт через несколько дней — это нормально и не считается нарушением.

Все возвратные чеки сохраняются в кассовой отчётности. Они автоматически передаются оператору фискальных данных и доступны налоговой службе. Это значит, что ФНС видит не только продажи, но и все возвраты, и сверяет их с общей суммой выручки.

Поэтому главное правило простое: если вернули деньги клиенту наличными или на карту — нужно оформить возвратный и корректно передать его через онлайн-кассу.

Ошибки при оформлении возвратов случаются: указали не ту сумму, выбрали неправильный режим или перепутали способ оплаты. Это не страшно. Главное — не пытаться исправить документ вручную.

Алгоритм действий при ошибке в чеке возврата:

• Оформите новый корректный чек возврата с правильными данными
• Не удаляйте и не редактируйте старый документ — это невозможно и считается нарушением
• Если ошибка связана с техническим сбоем, уведомите оператора фискальных данных и ФНС

Такой подход показывает, что бизнес действует добросовестно и сам исправляет неточности. Это значительно снижает риск штрафов и претензий при проверках

Чек коррекции нужен для налоговой. Его оформляют, когда в кассовых данных есть ошибка, но фактического возврата денег не было. Такой документ помогает привести отчётность в порядок, если что-то пошло не так с кассой или учётом.

Чек коррекции оформляют в ситуациях, когда:

• Продажу провели, но забыли выдать чек
• Выбили чек, но с ошибочными данными, и возвращать деньги клиенту не нужно
• Произошёл технический сбой: касса была недоступна, не было связи с интернетом
• Обнаружили ошибку после закрытия смены, когда обычный возврат уже невозможен

Во всех этих случаях деньги у покупателя остаются, а задача бизнеса — корректно сообщить ФНС, что в учёте была ошибка.

Чек коррекции нельзя использовать, если:

• Клиенту возвращают деньги
• Покупатель отказался от товара или услуги
• Оформляют частичный или полный возврат
• Нужно отменить конкретную продажу

Во всех этих ситуациях требуется именно чек возврата, а не коррекция.

Главное отличие:

• Чек возврата — для покупателя. Подтверждает, что деньги вернули.
• Чек коррекции — для ФНС. Исправляет ошибки в данных.

«Всегда сохраняйте номер исходного чека и фиксируйте основание возврата. Это ваш „спасательный круг“ при вопросах от налоговой и банков»

На практике больше всего ошибок возникает не из-за самих возвратов, а из-за разрозненных систем: касса отдельно, платёжный сервис отдельно, учёт — вручную. В результате деньги вернули, а чек либо не ушёл, либо ушёл с ошибкой. Чем меньше ручных операций — тем проще возвраты, спокойнее проверки и меньше времени на разборы с банками и ФНС.

Поэтому бизнесу важно, чтобы платёжный модуль, касса и система учёта работали как единое целое. Например, Prodamus.Kassa регистрирует безналичные платежи и автоматически отправляет электронные чеки в ФНС, ОФД и покупателю через СМС или по email. Предпринимателю ничего не нужно делать руками.

Это особенно удобно для ИП и компаний, которые принимают оплату онлайн и хотят сократить количество ошибок в отчётности. Облачная касса Prodamus — это готовое и полностью легальное решение для приёма платежей онлайн и формирования электронных чеков в соответствии с требованиями закона 54-ФЗ.